郭明

【摘 要】 医院办公室是医院最为关键的部分,占有主导地位,承担着上级部门与下级部门相互协调与沟通的重要职责,对于医院内外部分的联系起着重要的作用,基于此,本文针对医院办公室的特点与职能的分析,提出几点工作作用观点,以供医院管理人员参考。

【关键词】 医院办公室工作 医院管理 作用

在医院管理工作实施期间,医院办公室是较为重要的,医院办公室文秘素质决定着办公室运行情况,如何履行好管理职能是医院办公室工作重点,相关管理人员必须发挥医院办公室作用,促使医院向着更好的方向发展。

1 医院办公室职能特点

医院办公室职能相似于文秘工作职能,在工作过程中要对医院的各个部门进行协调,例如:对医院人力资源与各个科室之间的关系进行沟通与协调,促进医院长远发展。在医院办公室实际发展期间,虽然与军队的职能不同,但是却有着严格的编制,在一定程度上,担任着救死扶伤的重任,作为医院枢纽部分,医院办公室职能具有政策性、综合性、服务性以及被动性的特点。具体表现在以下几个方面:

1.1 政策性特点

医院办公室是为各级领导服务的,在工作过程中,可以协助医院各级领导贯彻党和国家的方针政策,在一定程度上,能够提高医院管理工作实施效率,由此显现出医院办公室的政策性职能特点[1]。

1.2 综合性特点

医院办公室的工作职能中,包括政治与经济内容,能够增强医院管理的有效性,除此之外,医院办公室还会对医院各类业务、政务与实务进行处理,在实际工作期间,肩负着各类工作调节使命,在各方面工作中发挥着良好的作用,对医院综合性管理工作有所帮助。

1.3 服务性特点

医院办公室的工作宗旨就是为医院领导人员服务,无法脱离领导工作而存在,在一定程度上,具有服务性特点。同时,医院办公室在工作期间,还要为医院各个科室提供良好的服务,致力于临床一线工作,为其后续的发展奠定坚实基础[2]。

1.4 被动性特点

医院办公室工作职能的被动性特点主要表现在:首先,医院办公室是为领导服务的,只能围绕着领导的工作开展,具有较大的被动性特点。在此过程中,医院办公室要想争取主动,就要对例行的工作程序进行分析,做好工作前的准备,对于部分非例行程序的工作,或是领导临时交办的工作,要有一定的预见性,保证能够有效应对临时任务与工作,以期达到良好的革新效果[3]。

2 医院办公室工作在医院管理中的作用

作为医院的办事机构,医院办公室在医院管理工作中占有重要地位,同时,还起到较为良好的作用,相关管理人员与办公室工作人员必须要全面考虑医院办公室在医院管理中的作用,避免出现影响其发展的问题。具体作用表现为以下几点:

2.1 医院办公室的助手作用

医院办公室工作实质上属于医院领导工作的一部分,并不是独自担负领导角色,而是承担着领导工作中部分事务,使得医院领导不会在复杂的工作环境中执行工作,减轻工作压力,将全部精力投入到重大工作中。由此可见,医院办公室在医院管理工作中具有助手作用,是根据医院领导的需求,对各类资料与信息进行收集,保证能够为领导做好准备工作,协助领导执行医院管理工作,促使医院向着更好的方向发展[4]。

2.2 医院办公室的参谋作用

医院办公室是医院领导在执行管理工作过程中的参谋机制,为医院管理决策与决策的落实提供良好的参考。一方面,在医院领导决策期间,医院办公室可以为其设计预选方案,根据医院所有工作的实际情况,按照医院工作流程特点,提出医院管理革新政策,为领导参谋管理事宜。另一方面,在领导落实决策之后,医院办公室可以针对决策落实情况进行跟踪监控,保证能够全面了解反馈信息,不断总经工作经验,及时发现决策落实中存在的问题,并且采取有效措施解决问题,保证能够协助领导设计调整方案[5]。

2.3 医院办公室的信息提供作用

在我国新时期经济背景之下,医院工作节奏开始加快,对医院办公室作用的要求也逐渐增高,如果医院办公室不能及时处理医院管理信息,就会对其造成较为不利的影响。因此,在新形势驱使之下,医院办公室的作用与职能定位更加明确,需要不断的创新,保证能够发挥资源优势与作用,基于此,医院办公室必须要对自身信息提供作用予以足够重视,保证能够提高其信息结合效率,增强上级主管部门与下级部门之间的联系,增加医院领导与职工之间的沟通与交流,促使其向着更好的方向发展。

2.4 医院办公室的窗口作用

医院在内部、外部、上级与下级之间联系的过程中,医院办公室可以接待群众的来信来访,与各方面工作人员洽谈工作,协商医院各类事宜。在此过程中,医院处理事情的能力直接影响医院的对外形象,只有良好的服务态度,才能促使医院各个服务部门提升自身工作效率。由此可见,医院办公室在医院管理工作中起到窗口作用,是维护与展示医院良好形象的机构。

2.5 医院办公室的综合协调作用

医院领导在管理过程中,通过办公室下达命令,或是执行各类工作等,此类工作的效率取决于医院办公室的综合协调能力。医院办公室在协调工作过程中涉及很多部门的工作,这就需要医院办公室能够更好的衔接各个部门,保证能够达到相互配合的目的,同时,医院办公室要制定完善的决策前协调机制、决策中协调机制与决策后的协调机制,另外,相关管理人员要根据医院实际情况制定突发情况决策报告机制,避免出现影响医院管理工作质量的问题。

结语

医院办公室在医院管理工作中占有较为重要的位置,相关管理人员与办公室工作人员必须要重视自身工作职责,保证能够发挥医院办公室在医院管理工作中的作用,同时,医院办公室人员还要注重工作效率,逐步完善医院办公室工作职能。

参考文献

[1]蒋文娟.医院办公室工作在医院管理中的作用研究[J].中国卫生产业,2015(11):101-102.

[2]柳莹.试论医院办公室工作在医院管理中的作用[J].企业文化(中旬刊),2015(6):160-160.

[3]樊冠群.关于医院办公室工作在医院管理中的作用[J].决策与信息(下旬刊),2016(2):138-138.

[4]苏慧.医院办公室工作在管理中的作用探讨[J].东方企业文化,2015(4):166. [5]程骁飞,黄靖.刍议医院办公室工作的重要性及如何做好办公室秘书[J].现代经济信息,2015(17):45,47.